U bevindt zich hier:

• Home >
• Interim professionals >
• Tips >
• Administratie

Administratie voor de zzp-er

Als zzp-er moet u van de belastingdienst een administratie bijhouden, ongeacht uw rechtsvorm. Uiteraard is voor u zelf ook zeer wenselijk om zicht te hebben op uw omzet en kosten. Er zijn geen vastomlijnde criteria die de belastingdienst hier stelt aan een zzp administratie maar u dient “een deugdelijke administratie te voeren op een manier die controlerende belastingmensen snel inzicht kan geven”. Deze zzp administratie dient u zeven jaar te bewaren. De administratie van de zzp-er dient als basis voor uw belastingaangiftes.  Onderdeel van uw administratie kunnen zijn facturen, kassabonnen van kasuitgaven, rekeningafschriften, contracten, rittenadministratie, agenda en urenregistratie.

U kunt uw zzp administratie zelf bijhouden in Excel maar er zijn ook verschillende boekhoudpakketten voor beschikbaar zoals Accountview, Exact etc. Uiteraard kunt u ook uw volledige administratie als zzp-er uitbesteden aan een administratiekantoor of aan online boekhoudservices zoals Yuki.

Facturen

Belangrijk onderdeel van uw administratie vormen uw faturen. Een factuur maakt u altijd in tweevoud op: 1 voor de opdrachtgever en 1 voor uw eigen administratie. Sinds enige tijd hoeft u geen 'papieren facturen' meer te versturen, maar mag worden volstaan met 'elektronische facturen'.

Papier of elektronisch verstuurd, de factuur moet wel aan een aantal wettelijke eisen voldoen.

Als uw facturen niet aan de wettelijke verplichte eisen voldoen, is het mogelijk dat uw afnemer geen recht heeft op aftrek van BTW. De volgende basisgegevens zijn verplicht:

• uw btw-identificatie- en factuurnummer (facturen moeten doorlopend zijn genummerd, eventueel in meerdere reeksen);
• de factuurdatum;
• uw naam en adres;
• de naam en het adres van uw afnemer;
• de datum van de levering of de dienst;
• de hoeveelheid en de soort geleverde goederen;
• de omvang en de soort geleverde diensten;
• per tarief of per vrijstelling:
• de eenheidsprijs exclusief btw;
• eventuele kortingen als die niet in de eenheidsprijs zijn opgenomen;
• het toegepaste btw-tarief;
• de vergoeding;
• bij vooruitbetaling: de datum van betaling, als die afwijkt van de factuurdatum;
• het btw-bedrag.

Met ingang van 1 januari 2010 kan de Belastingdienst ook een verzuimboete opleggen indien er geen of een onjuiste factuur wordt uitgereikt.

U krijgt ook een boete indien een factuur geheel ontbreekt, omdat u bijvoorbeeld vergeten bent een factuur te sturen. Deze boete bedraagt maximaal € 4.920 per factuur. Zorg er dus voor dat alle uitgaande facturen kloppen! Voor creditfacturen gelden dezelfde vereisten.